Der Konzern- und Gesamtbetriebsrat berichtet: Die digitale Personalakte kommt
neues Infoblatt kompakt 12/2014
Jeder Beschäftigte hat eine, doch kaum jemand kennt sie, die eigene Personalakte. Sie ist eine Sammlung von Dokumenten, die vom Unternehmen angelegt wird. Auch bei Schaeffler ist das so. Neu ist, dass Schaeffler diese Akten jetzt nach und nach digital speichert und die Verwaltung damit optimiert. Die Personalakte aus Papier wird dann der Vergangenheit angehören. Ein weiterer Schritt Richtung digitale Welt – ein Prozess, der aktuell in mehreren Standorten eingeleitet ist.
Personalakte jetzt klar geregelt
Der Konzern- und Gesamtbetriebsrat hat die Digitalisierung von Personalakten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dazu genutzt, wichtige Rahmenbedingungen in einer Konzernbetriebsvereinbarung festzuschreiben. Die zentralen Regelungen ab Dezember 2014 sind:
- Es gelten die Vorschriften des Datenschutzes und die Richtlinien des Unternehmens zur IT-Sicherheit.
- Es findet keine Auswertung in mehr als einer Akte statt.
- Die Bestandteile der Akte sind festgelegt und es dürfen keine Videos oder Sprachsequenzen gespeichert werden.
- Das Anlegen von Nebenakten ist verboten.
- Der Zugriff auf die Personalakte ist durch ein Berechtigungssystem sicherheitstechnisch gewährleistet.
- Jeder Beschäftigte kann jederzeit und ohne Anlass nachsehen, was inseiner Akte abgelegt ist. Zur Einsicht erhält der Mitarbeiter eine zeitlich eingeschränkte Zugriffsberechtigung am eigenen Computerarbeitsplatz oder kann dies ungestört und vertraulich im Personalbereich erledigen. Auf Wunsch bekommt er dort Unterstützung. Für die Einsichtnahme ist auch der örtliche Betriebsrat jederzeit ansprechbar.
- Abschriften und Notizen sind erlaubt. Der Personalbereich druckt dem Mitarbeiter auf Anfrage auch einzelne Dokumente aus.
- Der Beschäftigte kann der Personalakte eine Erklärung oder Gegendarstellung beifügen lassen, deren Erhalt vom Personalbereich bestätigt wird.
Mit dieser Vereinbarung ist es dem Gesamt- und Konzernbetriebsrat gelungen, die Vorteile der elektronischen Archivierung mit dem Schutz der Arbeitnehmerrechte in Einklang zu bringen.
Unter Download ist das neue Infoblatt kompakt und ein Archiv aller Infoblätter des Gesamt- und Konzernbetriebsrats zu finden.
